Vietnam Maliye Bakanlığı’nın 38/2015 Sayılı Genelgesi’nin 16. Maddesinin 2. Fıkrası (https://thuvienphapluat.vn/van-ban/xuat-nhap-khau/thong-tu-38-2015-tt-btc-thu-tuc-hai-quan-thue-xuat-khau-nhap-khau-quan-ly-thue-hang-xuat-nhap-khau-269789.aspx), 39/2018 Sayılı Genelge’nin 1. Maddesi’nin 5. Fıkrası (https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Xuat-nhap-khau/Thong-tu-39-2018-TT-BTC-sua-doi-Thong-tu-38-2015-TT-BTC-kiem-tra-giam-sat-hai-quan-342345.aspx) ile değiştirilmiş hali uyarınca, ithalat işlemlerinde bir gümrük dosyası şu belgeleri içermektedir:

• Gümrük beyannamesi
• Ticari fatura veya eşdeğer belge
• Konşimento veya eşdeğer taşıma belgeleri
• İhracat lisansı veya yetkili bir otoriteden alınmış ithalat izni / kota bazlı ithalat lisansı veya tarife kotası bildirimi (eğer gerekiyorsa)
• Mal muayene sertifikası veya eşdeğer belgeler (eğer gerekiyorsa)
• Mal bedeli beyannamesi
• Menşe Şahadetnamesi (C/O)

Malumları olduğu üzere, bahse konu belgelerden ticari fatura, ihracat lisansı ve Menşe Şahadetnamesi (C/O), ihracatçı veya ürünlerin menşe ülkesindeki yetkili makamlar tarafından düzenlenirken, konşimento taşıyıcıların, mal muayene sertifikası sevk öncesi inceleme kuruluşlarının, gümrük beyannamesi gibi belgeler ithalatçının veya Vietnam’daki yetkili otoritelerin hazırladığı belgelerdir.

Bazı ürünlerin ithalatı, ithalatçı ülkenin yetkili otoritelerinden alınan özel bir izin gerektirebilir. Mezkur izin ithalatçı tarafından temin edilmekte, ürünlerin ülkeye girişine yasal zemin hazırlamaktadır. Mal Muayene Sertifikası veya Eşdeğer Belgeler ise  Sevk Öncesi İnceleme konularını kapsamaktadır. Anılan belge, ithal edilen malların kalitesini, miktarını ve standartlara uygunluğunu doğrulamak için düzenlenmektedir.

Örnek olması adına, Vietnam otoritelerince düzenlenen bir gümrük beyannamesi (customs declaration) örneği ekte sunulmaktadır. Bu tür belgelerin hazırlanmasında, ihracatçının ithalatçıyla yakın iş birliği içinde olması ve belgelerin doğruluğunu titizlikle takip etmesi önem arz etmektedir.